Gmina Kołaczkowo Biuletyn Informacji Publicznej

PROTOKÓŁ Nr 28/2017

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kołaczkowo w dniu 04.09.2017 r.

Posiedzenie odbyło się w UG w Kołaczkowie. W posiedzeniu uczestniczyli:

1. Tamborski Wojciech         - Przewodniczący

2. Frąckowiak Agnieszka      - Zastępca Przewodniczącego

3. Stefański Michał                - Członek

4. Jakubowska Małgorzata   - Członek

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Wojciech Tamborski. Powitał zebranych
(lista obecności w załączeniu) oraz przedstawił porządek posiedzenia:

1. Otwarcie.
2. Kontrola działalności świetlic wiejskich w Cieślach Małych, Budziłowie i Żydowie od października 2016r.
3. Wnioski i spostrzeżenia.

Przewodniczący Wojciech Tamborski wyjaśnił, że komisja na posiedzeniu chciałaby sprawdzić czy dokumentacja z prowadzenia świetlic wiejskich w wyżej wymienionych miejscowościach jest prowadzona zgodnie z regulaminem przyjętym uchwałą Rady Gminy. Czy ewidencja i umowy najmu prowadzone są zgodnie z załączonym do uchwały wzorem. Poprosił zaproszonych gości o przedstawienie komisji krótkiego  sprawozdania  z działalności świetlic.

Ad. 2

Świetlica w Cieślach Małych

Świetlicowa Elżbieta Frąckowiak poinformowała zebranych, iż przekazała do Urzędu Gminy sprawozdania z działalności świetlicy za 2016 r, oraz kwartalne z 2017 r.

Radny Michał Stefański zapytał czy na świetlicy w Cieślach Małych były wynajmy.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał czy świetlicowa podpisuje umowy z wynajmującymi.

Pani Elżbieta Frąckowiak odpowiedziała że sala w 2017 r. była wynajmowana na dwie komunie. Umowy są podpisywane w 3 egzemplarzach, dla wynajmującego, świetlicowej oraz gminy. Powiedziała, że prowadzi także swój rejestr wynajmów. W 2017 r. w świetlicy wiejskiej odbyły się także dożynki sołectwa Spławie. Warunki atmosferyczne spowodowały, iż sołectwo nie mogło zorganizować ich w plenerze. Zaznaczyła, że sołectwo jest zwolnione z opłaty i sołtys Wioleta Dzienniak poinformowała Panią Wójt, że dożynki zostaną zorganizowane na świetlicy w Cieślach Małych.

Sołtys Budziłowa Robert Ptaszyński potwierdził, że zarówno sołectwo Spławie jak i sołectwo Cieśle Wielkie z uwagi iż nie mają własnych świetlic mają prawo do bezpłatnego korzystania ze świetlicy w Cieślach Małych.

Przewodniczący Wojciech Tamborski powiedział, że zwolnienia z opłat za świetlice należy konsultować z Panią Wójt. Zaznaczył, iż warto mieć dokument z Urzędu Gminy potwierdzający zwolnienie, aby uniknąć nieporozumień.

Pani Elżbieta Frąckowiak odpowiedziała, że zarówno ona jak i sołtys są na bieżąco informowani o zwolnieniach.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał czy Pani Elżbieta Frąckowiak ma podpisaną umowę z Urzędem Gminy jako świetlicowa.

Pani Elżbieta Frąckowiak odpowiedziała, że taką umowę posiada. Oprócz tego dodała, że  jest w niej zaznaczone, iż opiekun świetlicy ma dodatkowo płacone 10% od każdego płatnego wynajmu.

Przewodniczący Wojciech Taborski zapytał o potrzeby inwestycyjne na świetlicy w Cieślach Małych.

Pani Elżbieta Frąckowiak powiedziała, że w ramach funduszu sołeckiego wieś planuje wymienić lampy na świetlicy. Jeśli mieszkańcy na zebraniu wiejskim wyrażą zgodę również chcieliby wymienić elewację. Na koniec swojego sprawozdania zaznaczyła, iż regulamin świetlicy jest ogólnie dostępny. Jest on wywieszony w gablocie w Cieślach Małych i każdy zainteresowany może się z nim zapoznać.

Świetlica w Budziłowie                                                                                          
Sołtys Budziłowa Robert Ptaszyński powiedział, że w IV kwartale 2016 roku zorganizowano Gwiazdę na świątecznie i sportowo. Była to impreza dla mieszkańców wsi, więc nie pobierano opłaty za wynajem. Natomiast do maja 2017 r. odbyło się spotkanie spółek wodnych oraz dwie komunie, które były płatne. Wyjaśnił,  że umowy są podpisywane w dwóch egzemplarzach: dla wynajmującego i gminy. Oprócz tego na świetlicy miało miejsce spotkanie wiejskie i Dzień Kobiet. Dodał, że do dzisiaj sala na 2018 rok zarezerwowana jest na dwie komunie.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał o plany inwestycyjne na świetlicy w Budziłowie.

Sołtys Robert Ptaszyński poinformował, że został napisany projekt na sprzęt do świetlicy i niedługo będą ogłoszone wyniki.

Przewodniczący Wojciech Tamborski poprosił o przedstawienie osoby zajmującej się salą.

Sołtys Robert Ptaszyński odpowiedział, że świetlicą opiekuje się Pani Zofia Jaroszyńska, która pali w piecu i sprząta. Natomiast wynajmami zajmuje się on osobiście. Dodał, że mieszkańcy wsi pomagają przy większym sprzątaniu sali.

Świetlica w Żydowie

W imieniu sołtysa Żydowa sprawozdanie przedstawił pracownik Urzędu Gminy Marcin Urycki. Powiedział, że w 2017 r. miało miejsce dziewięć imprez na świetlicy wiejskiej w Żydowie w tym zebrania wiejskie, dwie komunie, zebranie kółka rolniczego, dzień matki oraz dzień dziecka.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał czy został przekazany regulamin do świetlicy
i czy sala w Żydowie ma opiekuna sali. Czy jest z nim podpisana umowa. Wyjaśnił, że przy ostatniej kontroli na sali w Żydowie nie było osoby odpowiedzialnej za nią.

Sekretarz Bogusława Stramczewska odpowiedziała, że regulaminy zostały przekazane wszystkim sołtysom, którzy mają świetlice. Wyjaśniła, że w przypadku jeśli nie ma świetlicowego to opiekę sprawuje sołtys.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał czy na świetlicy wiejskiej w Żydowie
po nawałnicy miała miejsce jakaś awaria. I czy sale są ubezpieczone.

Marcin Urycki wyjaśnił, że w wyniku nawałnicy uszkodziła się chłodziarka. Wszystko już zostało naprawione. Zgłoszone także do ubezpieczyciela, który zwrócił się do Urzędu Gminy o to, aby przesłać niezbędne dokumenty czyli zdjęcia i ekspertyzy.

Sekretarz Bogusława Stramczewska powiedziała, że wszystkie świetlice są ubezpieczone.

Ad. 3

Przewodniczący Wojciech Tamborski zapytał czy w przypadku nieprzewidzianej awarii sołectwo ma zarezerwować środki z funduszu sołeckiego czy wszelkie usterki należy zgłaszać do Urzędu Gminy, który będzie regulował faktury za takie nieplanowane zdarzenia.

Sekretarz Bogusława Stramczewska odpowiedziała, iż jest to kwestia do wyjaśnienia z Panią Skarbnik i Panią Wójt jednakże dobrze by było, aby sołectwa zaplanowały fundusze na nieprzewidziane zdarzenia.

Przewodniczący Wojciech Tamborski zaznaczył także, aby świetlicowi nie pobierali sami opłaty za wynajmy lecz by były one przelewane na konto gminy przez wynajmujących.

Pani Elżbieta Frąckowiak wyjaśniła, że klienci sami proszą, aby opłaty były wpłacane jednocześnie czyli za wynajem oraz za media (woda, energia, ścieki, odpady). W pierwszej kolejności płacony jest rachunek za wynajem. Robi to wynajmujący natomiast opłata za media wpłacana jest przez z nią w imieniu klienta.

Sołtys Robert Ptaszyński dodał, że po imprezie spisywane są liczniki i rachunek za wynajem oraz media jest płacony na konto gminy przez niego osobiście. Powiedział, iż jest to kwestia zaufania do sołtysa.

Radna Agnieszka Frąckowiak spytała czy z funduszu sołeckiego można wydzielić pieniądze
na wynagrodzenie dla palacza bądź opiekuna sali.

Sekretarz Bogusława Stramczewska odpowiedziała, że można ponieważ fundusz sołecki jest przeznaczony na zadania własne wsi, a utrzymanie świetlicy stanowi takie zadanie. Dodała, iż na to pytanie szerzej odpowie Pani Skarbnik na następnej komisji rewizyjnej.

Wojciech Tamborski stwierdził, że w Borzykowie nie ma chętnych do sprawowania opieki  nad salą całościowo tzn. zajmującej się wynajmami i paleniem na świetlicy. Zaznaczył, iż wiele prac szczególnie porządkowych na sali wykonują Panie z Koła Gospodyń Wiejskich.

Radni proszą, aby na następną komisję rewizyjną przygotować kompleksowo rozliczenie dotyczące wpłat za wynajem świetlicy wiejskiej w Borzykowie w 2015 i 2016 roku. Dodatkowo Radna Agnieszka Frąckowiak prosi, aby do końca określić realizację umów opiekunów świetlic Dokładnie chodzi o 10% od każdego wynajmu. Czy pieniądze za powyższe będą wypłacane miesięcznie, kwartalnie czy rocznie.                                   

Sekretarz Bogusława Stramczewska odpowiedziała, że kwestie te wyjaśnią Pani Wójt
i Pani Skarbnik.

Na tym posiedzenie zakończono.

                                                                                      Podpisy Komisji