„Budowa społeczeństwa informacyjnego poprzez rozwój technologii informacyjnych sprzyjających zdalnej obsłudze spraw obsługiwanych w Starostwie Powiatowymw Zgierzu”

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2007-2013.

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PROJEKTU – część opisowa

Umowa nr UDA-RPLD.04.02.00-00-023/08 została podpisana w dniu 24 listopada 2008 r.

W roku 2008 r. projekt nie był realizowany. Złożono wniosek o płatność rozliczający wydatki poniesione w okresie grudzień 2007 – listopad 2008.

W I kwartale 2009 r.:
1) zakupiono oprogramowanie antywirusowe i firewall,
2) przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na modernizację serwera,
3) przeprowadzono postępowanie o udzielanie zamówienia publicznego na zakup urządzeń peryferyjnych (UPS-ów, drukarek i skanerów),
4) wykonano tablice informacyjne jako narzędzia informacyjno-promocyjne projektu.

W II kwartale 2009 r.:
1) zrealizowano zakup oprogramowania (licencji),
2) modernizację serwera oraz sprzętu komputerowego,
3) w dniu 27 kwietnia 2009 r. został podpisany aneks nr UDA-RPLD-04-02-00-00-023/08-01 do umowy o dofinansowanie.

W III kwartale 2009 r.:
1) zrealizowano zadanie w ramach kategorii „Zakup i wdrożenie oprogramowania” – zakupione zostało oprogramowanie:
a) 3 licencje ABBYY PDF Transformer 2.0 Pro
b) 1 licencja Adobe Acrobat 8.0 Professional PL WIN
c) 1 licencja MS InfoPath 2007 PL BOX
d) 1 licencja Microsoft PowerPoint 2007 PL BOX
e) 1 licencja Microsoft Office Project 2007 Standard PL.
W sierpniu zostały dostarczone licencje na oprogramowanie oraz na bazę danych. Oprogramowanie zostało zainstalowane na stanowiskach urzędniczych i jest aktualnie użytkowane przez pracowników Starostwa Powiatowego w Zgierzu,
2) w dniu 24 lipca została podpisana umowa nr 52/09 na dostawę systemu Finansowo-Księgowego wraz z systemem do obsługi środków trwałych. Od początku września 2009 r. rozpoczęło się wdrażanie systemu finansowo-księgowego,
3) w okresie sprawozdawczym Powiat wystąpił z prośbą o wprowadzenie zmian do wniosku
o dofinansowanie. Projekt aneksu dotyczył przesunięcia kwot pieniężnych pomiędzy poszczególnymi kategoriami interwencji. Przesunięcia podyktowane były dokonaniem nowego oszacowania wartości zadania polegającego na zakupie Portalu internetowego Powiatu Zgierskiego - w ramach kategorii kosztu: ZAKUP i WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA,

4) w lipcu 2009 r. przeprowadzono promocję projektu: udział w PIKNIKU FUNDUSZY EUROPEJSKICH, który odbył się w dniu 28 czerwca 2009 r. w Łodzi. Zakupione gadżety reklamowe oraz stojak typu roll-up zostały zaprezentowane i wykorzystane w celach promocyjnych i informacyjnych projektu,
5) w okresie od 8 do 10 września 2009 r. w siedzibie projektu została przeprowadzona kontrola Instytucji Zarządzającej w zakresie realizacji projektu.

W IV kwartale 2009 r.:
1) został podpisany Aneks do umowy nr UDA-RPLD.04.02.00-00-023/08-02 z dnia
2 października 2009 r. wprowadzający zmiany w załączniku nr 1 do umowy w postaci przesunięcia kwot pieniężnych pomiędzy poszczególnymi kategoriami interwencji (pkt. 7.3
i 7.5 wniosku o dofinansowanie),
2) wdrożony został system finansowo-księgowy wraz z systemem do inwentaryzacji
i ewidencjonowania sprzętu,
3) zakupiono serwery,
4) zakończono prace nad portalem internetowym Powiatu Zgierskiego,
5) dokonano płatności za wydatki na łączną kwotę 285 704,48 zł. Od momentu rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki w wysokości 819 788,43 zł.
6) przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup urządzeń do zabezpieczania sieci,
7) przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup i wdrożenie podpisu elektronicznego,
8) przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie projektu wraz z wykonaniem przebudowy sieci elektrycznej i teleinformatycznej wraz przebudową serwerowni.
W/w postępowania o udzielenie zamówień publicznych zostały wszczęte na przełomie listopada i grudnia 2009 r.
9) wpłynęła informacja pokontrolna w dniu 12 listopada 2009 r. - uwagi pokontrolne zostały przyjęte i zastosowano się do zaleceń pokontrolnych,
10) został rozliczony wniosek Beneficjenta o płatność za okres do 25 czerwca 2009 r.

W I kwartale 2010 r.:
1) został podpisany Aneks do umowy nr UDA-RPLD.04.02.00-00-023/08-03 z dnia 4 lutego 2010 r.,
2) uruchomiony został portal internetowy Powiatu Zgierskiego,
3) zostały zakupiony i wdrożony podpis elektroniczny,
4) dokonano zakupu urządzeń do zabezpieczania sieci,
5) podpisano umowę na wykonanie projekt wraz z wykonaniem przebudowy sieci elektrycznej
i teleinformatycznej wraz z przebudową serwerowni. Zadanie zaplanowane zostało do realizacji w okresie od marca do czerwca 2010 r.,
6) złożony został wniosek o płatność za okres do 30 grudnia 2009 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych w wysokości 294 528,74 zł.,
Od momentu rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki w wysokości 960 698,43 zł. W I kwartale 2010 roku poniesiono wydatki w wysokości 140 910,00 zł.

W II kwartale 2010 r.:
1) złożone zostały wyjaśnienia i informacje uzupełniające dotyczące wprowadzenia zmian do umowy o dofinansowanie. Beneficjent zaproponował przesunięcia w ramach kategorii kosztów: Budowa pasywnej infrastruktury teleinformatycznej, Zakup i wdrożenie oprorgamowania, Zakup/modernizacja i instalacja sprzętu,
2) zakończono przebudowę sieci elektrycznej i teleinformatycznej oraz przebudowę budynków serwerowni – montaż klimatyzacji w ramach kategorii Budowa pasywnej infrastruktury teleinformatycznej,
3) dostarczono UPS-y w ramach kategorii Zakup/modernizacja i instalacja sprzętu,
4) złożone zostało sprawozdanie kwartalne za okres do 31 marca 2010 r.,
5) Powiat otrzymał pozytywny wynik weryfikacji części sprawozdawczej wniosku o płatność za okres do 31 marca 2010 r.,
6) złożona została korekta do wniosku o płatność WNP-RPLD.04.02.00-00-023/08-10 w dniu
28 maja 2010 r.
W II kwartale 2010 roku Beneficjent poniósł wydatki w wysokości 426 987,80 zł. Od momentu rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki w wysokości 1 387 686,23 zł.

W III kwartale 2010 r.:
1) złożone zostało sprawozdanie kwartalne za okres do 30 czerwca 2010 r.
2) złożone zostały wyjaśnienia dotyczące proponowanych zmian we wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikiem nr 8 do Podręcznika Beneficjenta w dniu 25 maja 2010 r. (PE.3090.1-166/2010) – załącznik nr 8 skorygowany pismem z dnia 11 czerwca 2010 r. (PE.3090.1-171/2010) oraz pismem z dnia 7 lipca 2010 r. (PE.3090.1-179/2010). Zmiany dotyczyły przesunięcia kwot pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowanych w celu zabezpieczenia środków na realizację zadania w ramach kategorii kosztu Zakup/modernizacja i instalacja sprzętu.
3) złożona została korekta do wniosku o płatność WNP-RPLD.04.02.00-00-023/08-10 –
pismo z dnia 20 lipca 2010 r. sygn. PE.3090.1 -185/10.
4) przeprowadzone zostało postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup
i wdrożenie Telefonii VoIP.

W okresie od 1 stycznia do 23 lipca 2010 roku Beneficjent poniósł wydatki w wysokości 601 417,80 zł. Od momentu rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki
w wysokości 1 421 206,23 zł.

WSKAŹNIKI

Wskaźniki produktu według stanu na dzień 4 października 2010 r.
Funkcjonuje 12 usług na poziomie 1 – Informacja (dotyczy informacji udostępnionych na stronie internetowej BIP).
Na poziomie 2 – Interakcja (dotyczy udostępnienia wzorów formularzy do pobrania na stronie internetowej BIP) funkcjonują 4 usługi.
Funkcjonuje internetowy Portal informacyjny oraz Biuletyn Informacji Publicznej Beneficjenta, na których są wprowadzane informacje w zakresie usługi on-line na poziomie 1 (Informacja)
i na poziomie 2 (Interakcja).
Osiągnięcie wskaźników na poziomach 1 i 2 zaplanowano na IV kwartał 2010 r.
Usługi on-line na poziomie 3 – dwustronna interakcja dostępne będą po uruchomieniu formularzy on-line w listopadzie 2010 r.

Wskaźnik rezultatu (liczba osób korzystających z usług online) – zostanie zmierzony pod koniec 2010 roku.

WNIOSKI O PŁATNOŚĆ (rozliczenie transz dofinansowania)

1) Wniosek za okres do 10.04.2008 r.
Złożony w dniu 7 stycznia 2009 r. PE.3090.1-7/09
Uwagi - wpłynęły w dniu 24 lutego 2009 r.
Uwagi - wpłynęły w dniu 30 marca 2009 r.
Korekta w dniu 4 marca 2009 r. PE.3090.1.-35/09
Rozliczenie – wpływ w dniu 30 marca 2009 r.
Kwota ogółem 259 366,79 PLN, wydatki kwalifikowane 223 512,21 PLN, w tym dofinansowanie 189 985,38 PLN.
Kwota po korekcie: ogółem 232 330,37 PLN, wydatki kwalifikowane 211 407,37 PLN, w tym dofinansowanie 179 696,27 PLN (korekta IZ na kwotę 179 696,26 PLN)

2) Wniosek za okres do 02.09.2008 r.
Złożony w dniu 24 kwietnia 2009 r. PE.3090.1-61/09
Uzupełnienie w dniu 8 maja 2009 r. PE.3090.1-69/09
Uwagi – wpływ w dniu 2 czerwca 2009 r.
Wyjaśnienia – z dnia 7 września 2009 r. PE.3090.1-109/09
Korekta w dniu 8 czerwca 2009 r. PE.3090.1-82/09
Rozliczenie – wpływ w dniu 3 lipca 2009 r.
Kwota ogółem 39 040,00 PLN, wydatki kwalifikowane 20 740,00 PLN, w tym dofinansowanie 17 629,00 PLN.

3) Wniosek za okres do 25 czerwca 2009 r.
Złożony w dniu 30 czerwca 2009 r. PE.3090.1-91/09
Uwagi – wpływ w dniu 13 sierpnia 2009 r.
Korekta – wpływ z dniu 26 sierpnia 2009 r. PE.3090.1-105/09
Uwagi – wpływ w dniu 5 października 2009 r.
Korekta – wpływ w dniu 9 października 2009 r. PE.3090.1-118/09
Uzupełnienie z dnia 15 października 2009 r. PE.3090.1-118/09
Uwagi – wpływ w dniu 19 listopada 2009 r.
Korekta – wpływ w dniu 23 listopada 2009 r. PE.3090.1-133/09
Korekta pokontrolna – wpływ w dniu 15 grudnia 2009 r. PE.3090.1-141/09
Rozliczenie – wpływ w dniu 21 grudnia 2009 r.
Kwota ogółem 275 823,70 PLN, wydatki kwalifikowane 275 823,70 PLN, w tym dofinansowanie 234 450,15 PLN.
Kwota po korekcie 1: ogółem 275 823,70 PLN, wydatki kwalifikowane 275 823,70 PLN, w tym dofinansowanie 234 450,14 PLN
Kwota po korekcie 2: ogółem 264 971,80 PLN, wydatki kwalifikowane 264 971,80 PLN, w tym dofinansowanie 225 226,03 PLN

4) Wniosek za okres do 30 grudnia 2009 r.
Złożony w dniu 9 marca 2010 r. PE.3090.1-151/10
Uwagi – wpływ w dniu 20 maja 2010 r.
Korekta – wpływ w dniu 28 maja 2010 r. PE.3090.1-167/10
Uwagi – wpływ w dniu 9 lipca 2010 r. (mail – pismo z dnia 7 lipca 2010 r.)
Korekta uzupełnienie – wpływ w dniu 20 lipca 2010 r. PE.3090.1-185/10
Uzupełnienie – wpływ w dniu 27 lipca 2010 r. PE.3090.1-186/10
Rozliczenie – wpływ w dniu 25 sierpnia 2010 r. (mail z dnia 24 sierpnia 2010 r.)
Kwota ogółem 294 528,74 PLN, wydatki kwalifikowane 294 528,74 PLN, w tym dofinansowanie 250 349,43 PLN.

5) Wniosek za okres do 23 lipca 2010 r.
Złożony w dniu 30 września 2010 r. PE.3090.1-200/10
Korekta w dniu
Rozliczony w dniu
Kwota ogółem 601 417,80 PLN, wydatki kwalifikowane 596 537,80 PLN, w tym dofinansowanie 507 057,13 PLN.

SPRAWOZDANIA OKRESOWE

1) Sprawozdanie za okres do 31 grudnia 2008 r. (roczne)
Złożone w dniu 13 stycznia 2009 r.
Zatwierdzone - w dniu 19 stycznia 2009 r. PE.3090.1-27/09

2) Sprawozdanie za okres do 31 grudnia 2008 r. (kwartalne)
Złożone w dniu 15 stycznia 2009 r.
Zatwierdzone - w dniu 19 stycznia 2009 r. PE.3090.1-26/09

3) Sprawozdanie za okres do 31 marca 2009 r. (kwartalne)
Złożone w dniu 14 kwietnia 2009 r. PE.3090.1-60/09
Zatwierdzone – wpływ w dniu 23 kwietnia 2009 r.

4) Sprawozdanie za okres do 30 czerwca 2009 r.
Złożone w dniu 6 lipca 2009 r. PE.3090.1-95/09 (kwartalne)
Zatwierdzone – wpływ w dniu 2 listopada 2009 r.

5) Sprawozdanie za okres do 30 września 2009 r. (kwartalne)
Złożone w dniu 14 października 2009 r. PE.3090.1-122/09
Zatwierdzone – wpływ w dniu 2 listopada 2009 r.

6) Sprawozdanie za okres do 31 grudnia 2009 r. (kwartalne i roczne)
Złożone w dniu 15 stycznia 2010 r.
Zatwierdzone – wpływ w dniu 5 lutego 2010 r.

7) Sprawozdanie za okres do 31 marca 2010 r. (kwartalne)
Złożone w dniu 14 kwietnia 2010 r. PE.3090.1-158/10
Uwagi – wpływ w dniu 5 maja 2010 r.
Korekta – wpływ w dniu 12 maja 2010 r. PE.3090.1-159/10
Zatwierdzenie – wpływ w dniu 31 maja 2010 r.

8) Sprawozdanie za okres do 30 czerwca 2010 r. (kwartalne)
Złożone w dniu 8 lipca 2010 r. PE.3090.1-178/10
Zatwierdzenie – wpływ w dniu 2 sierpnia 2010 r. (mail z dnia 30 lipca 2010 r.)

9) Sprawozdanie za okres do 30 września 2010 r. (kwartalne)
- nowelizacja Podręcznika Beneficjenta – od 1 października 2010 r. sprawozdania są składane w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia ostatniego wniosku o płatność. Ostatni wniosek został złożony 30 września 2010 r. Termin do złozenia kolejnego wniosku sprawozdawczego zostaje wyznaczony na dzień 30 grudnia.

10) Sprawozdanie za okres do 31 grudnia 2010 r. (kwartalne i roczne)
- nowelizacja Podręcznika Beneficjenta – od 1 października 2010 r. sprawozdania są składane w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia ostatniego wniosku o płatność. Ostatni wniosek został złożony 30 września 2010 r. Termin do złozenia kolejnego wniosku sprawozdawczego zostaje wyznaczony na dzień 30 grudnia.

11) Sprawozdanie końcowe
Sprawozdanie końcowe zostanie złożone po merytorycznym i finansowym zakończeniu realizacji projektu. Termin określony został w umowie i przypada na dzień 31 grudnia 2010 r.

ZADANIA DO REALIZACJI

1) Telefonia VoIP
Termin wszczęcia postępowania – 29 lipca 2010 r.
Umowa – 7 września 2010 r.
Planowany termin wdrożenia zadania nie może przekroczyć 91 dni od daty zawarcia umowy:
a) 70 dni od dnia zawarcia umowy na dostawę sprzętu, czyli nie później niż do dnia 16 listopada 2010 r.
b) 21 dni od dnia dostarczenia na wdrożenie, czyli nie później niż do dnia
7 grudnia 2010 r.
Wartość umowy: 167 000 zł netto; 203 740 zł brutto.

2) Zabezpieczenie drzwi – przebudowa serwerowni
Planowany termin uruchomienia postępownia – do 15 października 2010 r.
Planowany termin zawarcia umowy – początek listopada 2010 r.
Planowany termin wdrożenia zadania – po 15 listopada 2010r.
Wartość zadania oszacowano na kwotę 20 000,00 zł brutto

3) Dostawa urządzeń do inwentaryzacji i ewidencjonowania sprzętu (drukarka i czytniki kodów kreskowych)
Planowany termin uruchomienia postępownia – do 31 października 2010 r.
Planowany termin zawarcia umowy – do 30 listopada 2010 r.
Planowany termin wdrożenia zadania – do 31 grudnia 2010 r.
Wartość zadania oszacowano na kwotę 20 000,00 zł brutto

4) Promocja projektu – zakup publikacji w prasie (ogłoszenie, notatka prasowa)

5) Spotkanie podsumowujące realizację projektu – prezentacja technologii teleinformatycznych wdrożonych w ramach projektu
Planowany termin: listopad 2010 r.
Wartość zadania: 10 000 zł brutto

6) Złożenie końcowego wniosku o płatność