Gmina Kołaczkowo Biuletyn Informacji Publicznej

Protokół nr 7/2019

Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kołaczkowo z dnia 9.09.2019 r.

1.Nazwa i adres kontrolowanego podmiotu:

Urząd Gminy w Kołaczkowie, Wójt Gminy Kołaczkowo – Teresa Waszak, pl. Wł. Reymonta 3, 62-306 Kołaczkowo,

2.Imię i nazwisko kontrolujących:

- Adam Kruszyński                                       -  przewodniczący Komisji Rewizyjnej

- Bogusława Wietrzyńska – Stramczewska - zastępca przewodniczącego Komisji Rewizyjnej

- Jan Przybylski                                            - członek Komisji Rewizyjnej  

3.Data przeprowadzonej kontroli: 9 września 2019r.

4. Określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą:

Kontrola wydatków realizowanych w ramach funduszu sołeckiego za 2018r.

5. Imię i nazwisko kierownika kontrolowanego podmiotu:

Wójt Gminy Kołaczkowo – Teresa Waszak

6. Przebieg i wynik czynności kontrolnych:

            W dniu 9 września 2019r. o godzinie 15.00 Przewodniczący Adam Kruszyński rozpoczął otwarł posiedzenie Komisji Rewizyjnej. Na wstępie przywitał przybyłe osoby oraz przedstawił porządek obrad. W Komisji brało udział 3 z 4 członków, a UG reprezentowały: wójt Teresa Waszak, księgowa Arleta Kmieciak oraz Monika Nowak podinspektor ds. obsługi organów gminy. Zakres kontroli dotyczył wydatków realizowanych w ramach funduszu sołeckiego za 2018 rok. Na 2018 rok na ten cel zostało zaplanowane 357 074,15 zł, a wszystkie sołectwa wykorzystały razem 346 122,77 zł co stanowi 96,93% planu. Gmina Kołaczkowo w 2019 roku otrzymała z budżetu państwa zwrot w wysokości 28,157% (był to najwyższy możliwy próg do uzyskania za 2018roku) to jest 97 457,79 zł.

            W powyższej tabeli przedstawiono zestawienie planowanych oraz zrealizowany sum w ramach funduszu sołeckiego za 2018 rok. W najwyższym procencie fundusz wykorzystały sołectwa: Grabowo Królewskie oraz Zielinie, a w najmniejszym Sokolnik i Żydowo. Do kompleksowej kontroli Przewodniczący wytypował fundusz sołecki: Krzywej Góry oraz Sokolnik.

Sołectwo Krzywa Góra wykorzystała kwotę 19 864,73 co stanowi 98,06% planu na następujące zadania:

a)      Zakup ziemi i tłucznia – 3 649,09 zł

b)      Zakup usług i materiałów do modernizacji placu CRJiS, placu zabaw i boiska sportowego oraz zakup paliwa do wykoszenia trawy – 6025,00 zł

c)      Doposażenie i modernizacja świetlicy wiejskiej – 2300,00 zł

d)      Doposażenie pracowni fizyczno-chemicznej w szkole w Grabowie Królewskim – 1 193,00 zł

e)      Modernizacja tablicy ogłoszeń w Krzywej Górze – 790,00 zł

f)       Organizacja imprez  integracyjnych 2 007,64 zł

g)      Zagospodarowanie działki na cele rekreacji w Krzywej Górze – 3 900,00 zł

Dla wszystkich z tych zadań znajdowały się faktury wraz z opisem jednak Komisja Rewizyjna stwierdziła następujące nieprawidłowości:

1)      Na niektórych fakturach brak jest podpisu osoby dekretującej i daty tej czynności, np.: FV 2054/121/2018

2)      Na niektórych fakturach bark jest daty przy podpisie osoby zatwierdzającej wykonanie płatności, np.: FV 2890/11/18-J. Faktura ta dotyczy zakupu doposażenia pracowni fizyczno-chemicznej w szkole w Grabowie Królewskim. Dodatkowo nie wiadomo kto dokonał tego zakupu, ponieważ brakuje pokwitowania tej osoby, a faktura została dostarczona po przekroczeniu terminu płatności. Ta faktura została wystawiona 14 listopada 2018r., termin płatności upłynął 28 listopada 2018r., a dekretacja nastąpiła dopiero 4 grudnia 2018 r.   

3)      Nie na wszystkich fakturach były podpisy osób odbierających zakup lub był podpis wyłącznie sołtysa.

Sołectwo Sokolniki w najmniejszym procencie wykorzystało przysługujący im kwotę  dlatego przewodniczący wytypował to sołectwo do kontroli. Wykonaną kwotę przeznaczono na:

1)      Pielęgnowanie terenów zielonych wraz z bieżącym utrzymaniem wizerunku i estetyki miejscowości – 1 039,76 zł,

2)      Organizacja imprez integracyjnych – 2000,00 zł,

3)      Wykonanie ocieplenia i elewacji budynku remizy w Sokolnikach – 20 000,00 zł,

4)      Wyposażenie kącika kuchennego w świetlicy – 1 039,76 zł.

Natomiast nie został zagospodarowany teren wokół remizy, a na to zadanie zaplanowano 5 535,00 i to stało się przyczyną tak niskiego wykonania planu. Na wszystkie wydane kwoty znajdowały się faktury, które były dostarczone w terminie i opisane. Uwagi dotyczą jedynie analogicznych sytuacji jak powyżej.

Obrady zakończono o godzinie 17:05

7. Wnioski pokontrolne:

Zdecydowana większość sołectw wykorzystały prawie w 100% przysługujący im fundusz sołecki na realizację przedsięwzięć, które zgłoszone zostały we wniosku i mają służyć poprawie warunków życia mieszkańców. Nie na wszystkich dokumentach znajdowały się jednak:

a)      podpisy osób potwierdzających dokonane zakupy produktów lub usług po stronie sołectw,

b)       podpis osoby dekretującej i data tej czynności,

c)      data przy podpisie osoby zatwierdzających dokonanie zapłaty,

d)      jedna z kontrolowanych faktur nie została dostarczona  w terminie.

8. Zalecenia pokontrolne:

            Należy dążyć do tego by wszystkie sołectwa wykorzystywały w całości przysługujące im fundusze, a faktury w właściwy terminie spływały do urzędu i były opisywane zgodnie z wytycznymi. W przypadku odmowy podpisania protokołu pokontrolnego przez wójta Gminy Kołaczkowo , jest on obowiązany do złożenia w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyny. Wójt Gminy Kołaczkowo może złożyć na ręce Przewodniczącego Komisji uwagi dotyczące kontroli i jej wyników. Uwagi składa się w terminie 7 dni od daty przedstawienia protokołu pokontrolnego do podpisania.

Podpis kierownika kontrolowanego podmiotu:
Teresa Waszak    

Popisy kontrolujących:

Adam Kruszyński

Bogusława Wietrzyńska-Stramczewska

Jan Przybylski
    
Kołaczkowo, dnia  9.09.2019