Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 23 lipca 2003r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami: wójt (burmistrz, prezydent miasta) prowadzi gminną ewidencję zabytków w formie zbioru kart adresowych zabytków nieruchomych z terenu gminy. Ewidencja zabytków to uporządkowany zbiór wykonanych według jednolitych wzorów opracowań, zawierających podstawowe informacje o obiektach zabytkowych.

Stosownie do art. 22 ust 5 ww. ustawy: W gminnej ewidencji zabytków powinny być ujęte:

1) zabytki nieruchome wpisane do rejestru, 2) inne zabytki nieruchome znajdujące się w wojewódzkiej ewidencji zabytków, 3) inne zabytki nieruchome wyznaczone przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków.

W gminnej ewidencji zabytków ujęte są zabytki nieruchome: kapliczki, budynki, układy urbanistyczne, zespoły budowlane, parki, i zabytki archeologii.

Ujęcie obiektu w gminnej ewidencji zabytków skutkuje obowiązkiem uzgadniania z urzędem konserwatorskim (Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Krakowie) dla takiego obiektu: decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, decyzji o warunkach zabudowy, na podstawie art. 53 i 60 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. 2015. poz. 199 ) oraz obowiązkiem uzgadniania pozwolenia na budowę lub rozbiórkę, na podstawie art. 39 ust. 3 ustawy Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 ze zm.). Powyższych uzgodnień dokonuje właściwy organ administracji budowlanej.

Zabytek nieruchomy - to nieruchomość, jej część lub zespół, będąca dziełem człowieka lub związana z jego działalnością i stanowiąca świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową.

Poza budynkami i różnego typu budowlami zabytki nieruchome to również miejsca upamiętniające wydarzenia historyczne, działalność wybitnych ludzi lub instytucji.

Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami wymienia także krajobrazy kulturowe, układy urbanistyczne i ruralistyczne, budownictwo obronne, obiekty techniki, cmentarze i parki.

Wójt prowadzi gminną ewidencję zabytków w formie zbioru kart adresowych zabytków nieruchomych z terenu gminy Koszyce w oparciu o Wojewódzką ewidencję zabytków sporządzona w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Krakowie ul. Kanonicza 24, 31-002 Kraków